Gérer un restaurant est déjà assez difficile sans avoir à faire face à toutes les dépenses imprévues qui se présentent. Bien que certaines dépenses imprévues soient inévitables, il existe des moyens pour un propriétaire d’entreprise avisé d’éviter la plupart des dépenses imprévues d’un restaurant nous confie le gérant du restaurant italien Lyon 2 Cordelier.
QUELLES SONT LES CAUSES DES DÉPENSES IMPRÉVUES D’UN RESTAURANT
Pour comprendre comment éviter les dépenses imprévues, il est d’abord important de comprendre pourquoi elles se produisent. Souvent, les dépenses se produisent régulièrement mais semblent inattendues parce que personne n’est chargé de suivre les dépenses dans le temps, ni de tenir un calendrier des dates auxquelles elles se produiront à nouveau. De plus, on suppose souvent qu’un appareil, comme la machine à glaçons, fonctionnera toujours sans défaillance. Cependant, il est normal que les machines que vous utilisez pour créer l’atmosphère et la nourriture dans votre restaurant doivent non seulement être réparées mais aussi remplacées.
Il y a aussi les petites dépenses imprévues, comme l’épuisement des fournitures et des produits alimentaires plus rapidement que prévu en raison du gaspillage ou d’autres raisons, surtout pour les produits de première nécessité que vous devrez acheter ailleurs au prix de détail une fois que vous aurez épuisé vos stocks. Heureusement, il existe des solutions que vous pouvez mettre en œuvre pour éviter les dépenses imprévues du restaurant et qui profiteront à l’entreprise de multiples façons.
ENGAGEZ UN GESTIONNAIRE DES OPÉRATIONS POUR SUIVRE LES DÉPENSES IMPRÉVUES
Si votre entreprise a constamment du mal à suivre les dépenses et ne parvient pas à en saisir l’origine ou la fréquence, vous avez besoin d’un gestionnaire des opérations. Un directeur des opérations est là pour s’assurer que votre restaurant fonctionne au mieux. Il suit la productivité et l’efficacité et doit superviser les fournitures et les stocks ainsi que le budget. L’objectif d’avoir un directeur des opérations au sein du personnel est qu’il se souvienne des grosses dépenses imprévues du passé et qu’il voit les tendances.
Si vous avez choisi le bon directeur des opérations, il sera capable d’examiner les opérations quotidiennes et de voir les tendances qui émergent de l’utilisation de l’équipement, des pratiques commerciales standard et des dépenses passées. Il devrait être en mesure d’anticiper les factures réglementaires inattendues, les dépenses des employés et les dysfonctionnements de l’équipement qui accompagnent l’exploitation du restaurant, grâce à son expérience dans le secteur.
ÉVITER LES DÉPENSES IMPRÉVUES EN METTANT EN PLACE UN PROGRAMME D’ENTRETIEN PRÉVENTIF
La meilleure façon d’éviter d’avoir à remplacer ou à réparer une cuisinière ou un autre équipement cassé est de connaître le programme d’entretien préventif de l’appareil et de s’y conformer. L’entretien préventif est un entretien régulier qui comprend non seulement le nettoyage quotidien et les changements de filtres, mais aussi l’entretien effectué pour réduire les risques de panne soudaine de l’équipement.
Environ 80 % des entreprises qui suivent leurs besoins en matière d’entretien, utilisent un système de gestion de l’entretien informatisé (GMAO) et constatent qu’elles ont amélioré la durée de vie de leurs équipements. Cette amélioration de la durée de vie de l’équipement de leur restaurant est due à la vigilance constante de leur personnel de gestion aidé par une simple application qui garantit que tous les équipements reçoivent les réparations et les mises à jour nécessaires selon un calendrier qui permet de s’assurer que l’équipement fonctionne efficacement et d’éviter d’avoir à dépenser de l’argent pour un nouvel équipement coûteux avant qu’il ne soit considéré comme obsolète.
CRÉER UN ENVIRONNEMENT OÙ LA CONSERVATION EST VALORISÉE POUR ÉVITER LES DÉPENSES IMPRÉVUES DU RESTAURANT
Pour éviter les dépenses imprévues dues au gaspillage, essayez de créer un environnement dans lequel vos employés valorisent la conservation. En apprenant aux employés à conserver les biens et les ressources, vous éviterez d’être à court de fournitures avant la date de livraison prévue. Pour certains restaurants, cela peut devenir un problème lorsque vous devez acheter des articles jetables nécessaires au prix de détail en raison de la surutilisation par votre personnel.
La conservation ne doit pas s’arrêter aux articles jetables et aux fournitures, elle peut continuer avec la conservation de l’énergie en s’assurant que vos employés ne laissent pas les portes du réfrigérateur ouvert. Certains employés de restaurant ont l’habitude de laisser les portes ouvertes lorsqu’ils font de multiples allers-retours entre le réfrigérateur et d’autres parties du restaurant. Bien que cela leur permette de gagner du temps, cela peut gaspiller d’énormes quantités d’énergie et taxer les compresseurs de votre équipement en les faisant travailler davantage. Pour éviter des frais de réparation inutiles, il est important de s’assurer que vos employés ne forcent pas vos équipements à travailler plus que nécessaire.
MINIMISER LES DÉPENSES IMPRÉVUES DU RESTAURANT EN ÉTABLISSANT DES RELATIONS DURABLES AVEC LES FOURNISSEURS
L’établissement d’une relation d’affaires durable avec vos fournisseurs vous permettra d’éviter les dépenses de fournitures imprévues. Une entreprise florissante aura toujours besoin de plus de fournitures, mais une bonne relation permet à votre fournisseur d’apprendre à connaître votre entreprise et de vous proposer des forfaits et des offres qui vous satisfont. Il peut constater que vous demandez régulièrement une livraison plus rapide des boîtes à emporter et vous proposer un meilleur forfait qui répond à vos besoins.
De plus, en utilisant une relation d’affaires à long terme, vous pouvez connaître les offres spéciales saisonnières ou annuelles de votre fournisseur et si vous avez mis en œuvre certaines des étapes précédentes pour éviter les dépenses de restaurant inattendues, vous pouvez planifier vos dépenses supplémentaires en fonction de ces ventes et offres, ce qui vous permettra d’économiser de l’argent et d’éviter les imprévus.
Dans l’ensemble, la planification préalable et l’attention portée aux détails sont essentielles pour éviter les dépenses imprévues dans un restaurant. Le vieil adage dit “ceux qui ne planifient pas, planifient d’échouer”, et la meilleure façon de réussir à éviter les imprévus est de les planifier à l’avance.
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